5 PHƯƠNG PHÁP TIẾT KIỆM VÀ GIẢM CHI PHÍ VẬN HÀNH

(Doanh nghiệp luôn đau đầu để giải bài toán chi phí trong vận hànhtừ thực tế đó, chúng tôi xin chia sẻ các thông tin giá trị đã chắt lọc được trên nhiều nguồn khác nhau và phân tích với các nhà lãnh đạo những phương pháp tối ưu để tiết kiệm, giảm chi phí trong doanh nghiệp.)

  1. Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Sử dụng công nghệ trong kinh doanh cho phép các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền qua đó thúc đẩy phát triển theo các cách mà họ không thể làm trong những năm trước đây, với thời đại Công nghệ 4.0 và Chuyển đổi số thì đây là điều thiết yếu của Doanh nghiệp.

Từ các dịch vụ tổng đài ảo, thanh toán trực tuyến, các phần mềm quản lý bán hàng và giải pháo điều hành Doanh nghiệp từ xa, giờ đây bạn không cần tốn thời gian và nhân lực để vận hành các đầu việc trên theo hình thức kinh doanh truyền thống đây cũng chính là cách mà khoa học công nghệ giúp bạn giảm chi phí kinh doanh và trở nên chuyên nghiệp hơn. 

Ví dụ trong mùa dịch Covid-19 việc cách ly toàn xã hội thì #WorkFromHome là phương pháp các Doanh nghiệp áp dụng, nhưng nếu không có một Hệ thống điều hành Online, tập trung, tổng thể thì làm sao gắn kết mọi người giữa các phòng ban, làm sao để trao đổi thông tin và giao việc một cách chính xác nhất. Ngoài ra các dự án đang thực hiện đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm, còn công việc nào tồn động, nhân viên đang làm gì với dự án đó… Thay vì dùng ứng dụng chat tại sao  không tìm một giải pháp Điều hành tổng thể Doanh nghiệp, giải quyết luôn bài toán phải dùng nhiều phần mềm mới quản lý được.

                                                   

 

  1. Lập chiến lược phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto

Các doanh nghiệp thường ít khi để ý đến 80% lợi nhuận của doanh nghiệp mình có được từ 20% khách hàng trung thành. Rất nhiều doanh nghiệp dành quá nhiều chi phí cho việc tìm kiếm 80% khách hàng mới nhưng chỉ đem lại 20% lợi nhuận. 

Ngoài ra họ còn quên mất 1 điều rằng khách hàng cũ thì không cần mất tiền PR, quảng cáo mà vẫn có thể kinh doanh hiệu quả. Do đó, các doanh nghiệp nên dành chi phí cho việc phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.

Duy trì mối quan hệ với khách hàng mang lại hiểu quả cho Doanh nghiệp, để làm được điều đó các bạn cần có ứng CRM để quản lý lịch sử khách hàng, Hệ thống tự động gợi ý sản phẩm theo khách hàng, cho bạn biết tường tận lịch sử đã làm cùng khách hàng, quan trọng Ứng dụng này có thể kết nối hệ thống tổng đài ảo để có thể liên hệ và hỗ trợ chăm sóc khách hàng tốt hơn

                                                                    

  1. Đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp

Việc đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Hãy xét đến tất cả các các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tại nạn xảy ra ở nơi làm việc, bao gồm: 

  • Phí chi trả 1 phần bảo hiểm 
  • Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ
  • Chi phí cho việc làm thay ca và thời gian cho nhân viên đó
  • Chi phí thuốc thang
  • Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn
  • Tinh thần lao động giảm sút 
  • Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng
  • Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp

                                      

  1. Thực hiện các thủ tục đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả

Đây là thời điểm tốt để xem xét tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. Liệu các công việc chồng chéo có khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định? Liệu doanh nghiệp có thể giảm số lượng tài liệu photocopy và tiết kiệm chi phí giấy mực không? Liệu doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên giảm in ấn bằng việc lưu tài liệu ở dạng bản mềm thay vì in tài liệu cứng không? Có những quy trình nào đã trở nên thừa thãi nhưng nhân viên vẫn đang dành thời gian hoàn thành không? Có phương pháp nào giúp hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn không?

Doanh nghiệp cần xem xét các cách thức mà mình có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Ví dụ đánh giá nhân viên, bạn sẽ dựa vào tiêu chí nào, cách đánh giá ra sao? Đánh giá dựa vào một ai đó được quyền đánh giá với tôi không chính xác, vì nó ảnh hưởng đến yêu tố mối quan hệ, thái độ, thời gian… vậy sao không phải là công nghệ đưa lên một bảng đánh giá dựa vào việc nhân sự hoạt động trên ứng dụng đó?

                                                           

  1. Giảm chi phí văn phòng

Bạn có biết các chi phí giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính … mới nhìn có vẻ như là vụn vặt, không tốn kém, nhưng thực tế nó có lại tốn một khoản chi phí khá lớn.

Giảm chi phí văn phòng 

Đặc biệt là các vấn đề liên quan đến giấy tờ. Theo thống kê cho thấy các doanh nghiệp lớn hiện nay mất hơn 30 triệu đồng mỗi năm cho những giấy tờ không cần thiết, đối với các doanh nghiệp lớn con số này còn khổng lồ hơn.

Ví dụ Về việc làm báo giá, hợp đồng và các duyệt các chứng từ, Chúng ta phải tiêu tốn nhiều giấy in cho mỗi lần làm báo giá và hợp đồng vì những lý do sau: Sai mẫu, sai dịch vụ phải in và trình ký nhiều lần như vậy vừa hao tốn giấy và thời gian duyệt của người lãnh đạo. Như vậy công nghệ lại giúp cho Doanh nghiệp rất tốt về mặt này khi mà chúng ta có nghiệp vụ làm tất cả mọi thứ trên ứng dụng từ khâu báo giá -> Duyệt báo giá -> Làm hợp đồng -> Duyệt hợp đồng cuối cùng chỉ cần in và gửi đối tác, vừa tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và lại đặt hiệu quả cao trong công việc.